Synpunkter ska registreras!

Skriftliga synpunkter som skickas till Göteborgs Stad är allmänna handlingar. Allmänna handlingar ska hållas ordnade, och gärna registreras i ett diarium.

Här kan du läsa om varför det är så viktigt att synpunkter registreras.

Offentlighetsprincipen

”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” Så står det i Tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar. (TF 2 kap 1 §)

Offentlighetsprincipen handlar om medborgarnas  insyn i de olika myndigheternas verksamheter. Insyn är viktigt för demokratin.

Offentlighetsprincipen gäller i nästan alla offentliga verksamheter, till exempel i Göteborgs Stad. Offentlighetsprincipen gäller också i synpunktshanteringen.

Allmänna handlingar

En följd av offentlighetsprincipen är att var och en har rätt att ta del av de dokument som myndigheter skapar, tar emot och skickar iväg. Myndigheternas dokument är allmänna handlingar. Om en allmän handling innehåller uppgifter som är känsliga eller hemliga, kan handlingen beläggas med sekretess.

På hemsidan www.allmanhandling.se finns många bra tips om hur man gör för att ta del av allmänna handlingar.

Men vad är egentligen en allmän handling? Tryckfrihetsförordningen beskriver handlingar som ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.” (TF 2 kap 3 §)

Det betyder att all information som ”sitter fast” på någon typ av lagringsmedium är en handling. Det vanligaste är text på papper, men även ett fotografi, ett inspelat tal, ett mail eller en film är handlingar.

För att en handling ska räknas som allmän krävs två saker:

  1. Handlingen ska förvaras hos myndigheten
  2. Den ska ha kommit in till eller upprättats (skapats) av myndigheten.

Registrering av allmänna handlingar

En handling behöver inte registreras någonstans för att räknas som en allmän handling. Men det är ingen idé med en rättighet att ta del av information, om ingen vet vilka handlingar som finns eller var de är. För att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken, måste de allmänna handlingarna hållas ordnade. Det står i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) och i Arkivlagen.

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras direkt när de kommer in till eller skapas av en myndighet. Registreringen görs oftast i ett diarium. Diariet är ett elektroniskt register där man skriver upp datum, avsändare, mottagare och vad handlingen handlar om. Varje handling får ett diarienummer. Med hjälp av diarienumret kan man hitta handlingen i diariet.

Den som jobbar med att registrera handlingar i diariet kallas för registrator.

Det kan vara okej att skippa diarieföringen om handlingarna hålls ordnade på något annat sätt. Till exempel i en pärm. Det gäller handlingar som inte omfattas av någon sekretess.

Om en allmän handling inte har någon viktig betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken hållas ordnad eller registreras. Det kan handla om reklamblad, eller mail med enkla faktafrågor.

Synpunkter ska registreras

Alla skriftliga synpunkter, och muntliga synpunkter som talas in på en telefonsvarare, är allmänna handlingar. Synpunkter som framförs muntligt i personliga möten är däremot inte allmänna handlingar, eftersom informationen inte ”sitter fast” på något lagringsmedium.

Eftersom synpunkter är allmänna handlingar, och eftersom synpunkter har en viktig betydelse för stadens verksamheter, ska de åtminstone hållas ordnade. De får inte slängas hur som helst, eller tappas bort. Om en synpunkt innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess måste den också registreras.

I praktiken registreras bara vissa synpunkter

Reglerna säger att synpunkter ska hållas ordnade och registreras. Men i praktiken är det många synpunkter som inte registreras.

Om du skickar ett mail till en rektor, en enhetschef, eller någon annan medarbetare i Göteborgs Stad, kanske den personen glömmer att säga till registratorn. Då finns din synpunkt bara i den personens mailkorg.

När du i ett senare skede vill hålla koll på vad som har hänt med din synpunkt, vill det till att den person du mailade jobbar kvar och har sparat mailet. Annars blir det svårt att hitta synpunkten.

Om någon annan, till exempel Funktionsrätt Göteborg eller Uppdrag granskning, vill ta reda på vilka klagomål som har kommit in till Göteborgs Stad, är det bara de registrerade klagomålen som går att få tag på.

Därför är det viktigt att synpunkter registreras.