Synpunkter ska registreras!

En skriftlig synpunkt som skickas till Göteborgs Stad blir en allmän handling. Allmänna handlingar ska hållas ordnade, och gärna registreras i ett diarium.

Att synpunkter registreras är viktigt för insynen och demokratin. Det är också viktigt för att du ska kunna hålla koll på vad som händer med din synpunkt.

Därför är det viktigt att synpunkter registreras

Skriftliga synpunkter som skickas till Göteborgs Stad ska registreras. Det har sin grund i offentlighetsprincipen, som du kan läsa mer om längre ner på den här sidan.

När synpunkter registreras, blir de lätta att hitta i efterhand.

Om du själv vill veta hur ditt ärende har hanterats, kan du kontakta förvaltningens registrator och be om att få ta del av de handlingar som hör till din synpunkt. När synpunkten har registrerats, går det snabbt att hitta rätt dokument.

Om någon annan, till exempel Funktionsrätt Göteborg eller Uppdrag granskning, vill ta reda på vilka klagomål som har kommit in till Göteborgs Stad, är det bara de registrerade klagomålen som går att få tag på.

När Göteborgs Stad ska undersöka hur det ligger till med kvaliteten i verksamheterna, är det bara de registrerade synpunkterna som analyseras.

De synpunkter som inte registreras ligger istället utspridda i olika tjänstepersoners mejlkorgar, pärmar, anteckningsböcker och skrivbordslådor. De är svåra att hitta och få tag på i efterhand.

När synpunkter inte registreras försämras insynen i Göteborgs Stads verksamheter. Det blir svårare både för dig, för journalister och faktiskt för Göteborgs Stad själv att hålla koll på vad som fungerar bra och vad som fungerar dåligt i stadens verksamheter.

Därför är det viktigt att synpunkter registreras.

Offentlighetsprincipen ger dig insyn

Offentlighetsprincipen går ut på att medborgarna i Sverige ska ha insyn i de olika myndigheternas verksamheter. Medborgarna ska kunna kontrollera att myndigheterna sköter sitt jobb på ett bra sätt. Den här insynen är viktig för demokratin.

Offentlighetsprincipen är faktiskt så viktig att det står om den i tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar:

”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.” (TF 2 kap 1 §)

Vad är en allmän handling?

Genom offentlighetsprincipen har du rätt att få insyn i vad myndigheterna gör.

Insynen sker främst genom att du har rätt att ta del av de dokument som en myndighet skapar, tar emot och skickar iväg. De här dokumenten kallas för allmänna handlingar.

Du har rätt att be om att ta del av allmänna handlingar. Men alla dokument räknas inte som allmänna handlingar. Vad som räknas som en allmän handling, avgörs i två steg.

Steg 1. Räknas det som en handling? 

Detta krävs för att något ska räknas som en handling:

Tryckfrihetsförordningen definierar handlingar som ”framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.” (TF 2 kap 3 §)

Med andra ord betyder detta att all information som ”sitter fast” på ett lagringsmedium är en handling.

Det vanligaste är text på papper, men även ett fotografi, ett inspelat tal, ett mail eller en film är handlingar.

Steg 2. Är handlingen allmän? 

Det här krävs för att en handling ska räknas som allmän:

1. Handlingen ska förvaras hos myndigheten

Att handlingen förvaras hos myndigheten, betyder att de som jobbar på myndigheten ska ha möjlighet att komma åt den. Det kan till exempel vara att handlingen sitter i en pärm i en bokhylla, eller att den finns lagrad elektroniskt i myndighetens server.

2. Handlingen har antingen kommit in till myndigheten, upprättats (skapats) av myndigheten, eller skickats iväg från myndigheten

Hur funkar sekretess?

Om en allmän handling innehåller uppgifter som är känsliga eller hemliga, kan innehållet i handlingen beläggas med sekretess. Sekretess betyder att något är hemligt.

Att handlingen beläggs med sekretess betyder att du inte får ta del av vad som står, trots att den är en allmän handling.

Alla beslut om att belägga en handling med sekretess, måste ha sin grund i lagen offentlighets- och sekretesslagen.

Hur tar man del av en allmän handling?

På hemsidan www.allmanhandling.se finns många bra tips om hur man gör för att ta del av allmänna handlingar.

Registrering av allmänna handlingar

Det är ingen idé med en rättighet att ta del av information, om ingen vet vilka handlingar som finns eller var de är!

För att offentlighetsprincipen ska fungera i praktiken, måste de allmänna handlingarna hållas ordnade. Det står i offentlighets- och sekretesslagen och i arkivlagen.

Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras direkt när de kommer in till eller skapas av en myndighet. Registreringen görs oftast i ett diarium.

Ett diarium är ett digitalt register där man skriver upp datum, avsändare, mottagare och vad handlingen handlar om. Varje handling får ett diarienummer. Med hjälp av diarienumret kan man hitta handlingen i diariet.

Den som jobbar med att registrera handlingar i diariet kallas för registrator.

Det kan vara okej att inte registrera handlingarna i diariet, om de hålls ordnade på något annat sätt. Till exempel i en pärm. Det gäller handlingar som inte omfattas av någon sekretess.

Om en allmän handling inte har någon viktig betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken hållas ordnad eller registreras. Det kan handla om reklamblad, eller mejl med enkla faktafrågor.

Synpunkter ska registreras

Alla skriftliga synpunkter, och muntliga synpunkter som talas in på en telefonsvarare, är allmänna handlingar.

Men synpunkter som framförs muntligt i personliga möten är inte allmänna handlingar, eftersom informationen inte ”sitter fast” på något lagringsmedium.

Många regler och rutiner säger att det är viktigt att ta vara på synpunkter och klagomål från brukare, patienter och invånare.

Eftersom synpunkter är allmänna handlingar, och eftersom synpunkter har en viktig betydelse för stadens verksamheter, ska de åtminstone hållas ordnade. De får inte slängas hur som helst, eller tappas bort. Om en synpunkt innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess måste den också registreras.