Guide 2: Vad ska jag skriva?

Den här guiden hjälper dig att formulera ett skriftligt klagomål. Du får tips om vad du kan ta upp och hur du kan uttrycka dig.

Guiden har tre huvuddelar: inledning, berätta mer och avslutning. De följer samma ordning som frågorna i Synpunktas formulär.

Efter det finns fler tips och svar på vanliga frågor.

Kom ihåg att det är bättre att skriva något kort, än att inte skriva alls! Du behöver inte ta med allt som står i guiden i din synpunkt.
Tecknad illustration av en kille som står framför en dator och ser fundersam ut.

1. Inled med att beskriva vad du vill klaga på

Vilken verksamhet eller service gäller ditt klagomål?

Om du vet exakt vilken verksamhet eller service ditt klagomål gäller – skriv det. Om du är osäker på vad den verksamhet eller service du klagar på heter, försök beskriva den med andra ord.

Ibland är det svårt att veta vilken verksamhet som det du vill klaga på hör till. Till exempel om du vill klaga på att ingen tar ansvar för ditt problem. Då kan du helt enkelt skriva att du inte vet!

Den som tar emot din synpunkt ska hjälpa dig, och se till att synpunkten når fram till rätt mottagare.

Vad har hänt?

Berätta om den situation eller händelse som du vill klaga på. Tänk på att den som läser ditt klagomål kanske inte alls känner till vem du är, och inte vet vad som har hänt.

Försök därför att beskriva situationen eller händelsen så noga och sakligt du kan. Då får den som läser din synpunkt en uppfattning om händelseförloppet.

Beskriv:

Vad är bakgrunden? Vad hände först, och vad hände sedan? Vem gjorde vad? Var hände det?

När hände det?

Tala om när det hände. Då blir det lättare att avgöra vem som är ansvarig. Skriv gärna datum, om du kommer ihåg. Om du inte minns exakt, skriv ungefär.

Beskriv:

Har det som du klagar på hänt flera gånger? Berätta i så fall när och hur många gånger. Pågår problemet fortfarande? Skriv i så fall att problemet inte är löst.

Tillbaka till guidens innehåll

2. Fortsätt med att berätta mer

Din upplevelse och dina argument

Det är inte säkert att alla tolkar ett händelseförlopp på samma sätt. Det som du tycker är självklart fel och mycket allvarligt, kanske inte verkar vara ett så stort problem för den som läser din synpunkt.

Därför är det viktigt du beskriver din upplevelse av händelsen. Beskriv också konsekvenserna. Det kan handla om problem som drabbar dig själv, eller någon annan.

Du kan också berätta varför du tycker att det som har hänt är fel eller dåligt. Det kan vara att det är orättvist, eller att det inte stämmer med vad du har blivit lovad.

Skriv till exempel:
  • ”Jag tycker att detta är dåligt, eftersom…”
  • ”På grund av den här situationen måste jag…”
  • ”Det som har hänt har gjort mig arg och ledsen, eftersom…”
  • ”Konsekvenserna av händelserna blir att…”

Har du klagat på det här tidigare?

Berätta om du har klagat på samma sak tidigare. Kanske har du sagt till personalen, eller pratat med chefen. Skriv namnen på de personer du har pratat med om du minns.

Beskriv:

Vad hände när du klagade? Hur blev du bemött? Blev det någon förändring?

Tillbaka till guidens innehåll

3. Avsluta med vad du vill ska hända nu

Förslag på lösning

Om du själv har ett förslag på hur ditt problem kan lösas, kan du beskriva det. Det kan göra det lättare för förvaltningen att hantera din synpunkt. Det är också ett sätt att visa att du vill bidra till lösningen.

Men kom ihåg, att det inte är ditt ansvar att hitta på en lösning. Det kan vara svårt för dig att avgöra vad som är möjligt att genomföra. Ditt klagomål och det problem du beskriver ska hanteras, även om förvaltningen tycker att just ditt förslag på lösning inte fungerar.

Tydliga frågor

Var så tydlig du kan med vilka frågor du vill ha svar på. Du kan till exempel skriva dem i en lista:

”Jag vill ha svar på följande frågor:

  • ….?
  • ….?
  • .…?”

Undvik retoriska frågor

När människor skriver om sina känslor, använder de ofta retoriska frågor. Till exempel kanske någon skriver ”Hur kan ni sova om nätterna?”, utan att den egentligen vill ha ett svar på det. Frågan är i stället ett sätt att säga att man tycker att de ansvariga borde skämmas.

Undvik retoriska frågor. Försök i stället att skriva frågor som du verkligen vill ha svar på.

Om du är arg är det bättre att förklara varför du är arg.

Tala om vad du förväntar dig

Skriv rakt ut vad du förväntar dig att den som tar emot din synpunkt ska göra.

Om du berättar vad du förväntar dig, blir det lättare för dig att avgöra om förvaltningen hanterar ditt klagomål på rätt sätt. Det blir också lättare för förvaltningen att ta ställning till din synpunkt.

Exempel:
  • Att du vill få en ursäkt
  • Att du vill få en förklaring
  • Att du vill få hjälp att lösa ditt problem
  • Att du vill ha svar på dina frågor
  • Att detta inte ska hända igen
  • Att du vill att förvaltningen ska känna till vad som har hänt

Skriv att du vill ha ett svar

Om du vill att förvaltningen ska svara på din synpunkt – skriv det. Skriv också om du vill bli kontaktad via mejl eller via telefon.

Tänk på att om din mejladress innehåller ditt namn, eller om ditt telefonnummer går att hitta på internet, så är du inte anonym.

Om du inte vill ha ett svar behöver du inte lämna dina kontaktuppgifter.

Tillbaka till guidens innehåll

Extra skrivtips

Här får du några extra tips om att skriva en synpunkt. De följer inte ordningen i Synpunktas formulär, men är bra att tänka på för allt du skriver till kommunen.

Skriv sakligt

Undvik att skälla ut verksamheten som du vill klaga på, även om du känner dig rasande. Du vinner oftast på att skriva sakligt.

Att skriva sakligt betyder inte att du måste uttrycka dig mesigt, eller inte får säga vad du egentligen tycker. Det är okej att vara allvarlig och arg!

Men de personer som läser och tar hand om din synpunkt är kanske inte alls medvetna om hur problemet har påverkat dig. Det blir lättare för dem att ta till sig din synpunkt om den är saklig och utan personangrepp.

Att skriva sakligt kan till exempel vara:

  • Att beskriva vad som har hänt i kronologisk ordning – alltså i tidsordning. ”Först hände det här, sedan hände det här.”
  • Att skilja på vad som har hänt, och på dina känslor och din egen upplevelse av det som har hänt.
  • Att hålla dig till ämnet. Fundera på vad som är viktigast att den som läser din synpunkt ska förstå eller ta till sig. Läs igenom din synpunkt innan du skickar den, och ta bort sådant som inte bidrar till läsarens förståelse.
  • Att förklara varför du tycker att något är fel.

Det finns vissa saker som är bra att undvika när du skriver. Skriv inte sådant som får din synpunkt att låta argare än nödvändigt!

Exempel på sådant du helst inte ska göra:

  • Skriv inte hela ord med stora bokstäver (VERSALER.) Använd inte svärord.
  • Skriv inte massor av utropstecken.
  • Kalla inte personer för öknamn eller andra dumma saker.

Få med detaljer – särskilt om du är anonym

Försök att beskriva detaljer i det som har hänt. Då är det lättare för den som ska hantera din synpunkt att förstå vad du menar.

Skriv inte bara ”Personalen sköter inte sitt jobb!” Det säger inget om vad personalen faktiskt gör fel. Beskriv i stället vad personalen har missat och varför det är dåligt.

Det går bara att vara anonym när du skickar en synpunkt. Men om du inte lämnar några kontaktuppgifter, kan förvaltningen inte höra av sig till dig och fråga dig vad du menar. Så om du är anonym är det extra viktigt att du redan från början får med de viktigaste detaljerna.

Innan du skickar – läs igenom

Det är  bra att läsa igenom din synpunkt en gång innan du skickar den. När du läser synpunkten kan du låtsas att du är den personen som ska ta emot synpunkten.

Fundera på: 

  • Tror du att en utomstående person förstår vad du klagar på?
  • Är det något i din berättelse som fattas eller som kan förtydligas?
  • Har du fått med alla viktiga detaljer?

Ändra din synpunkt tills du känner dig nöjd. Men kom ihåg att den inte behöver vara perfekt. Det viktiga är att du skickar in den!

Tillbaka till guidens innehåll

Frågor och svar om att skriva en synpunkt

Måste jag stava rätt?

Nej, du behöver inte stava rätt. Det absolut viktigaste är att du hör av dig. Och så länge det går att förstå din text behöver inte allt vara rättstavat.

Spelar det någon roll om jag skriver långt eller kort?

Nej, det spelar ingen roll om du skriver långt eller kort – så länge den viktigaste informationen är med. Låt synpunkten bli så lång som det krävs för att du ska få fram vad du vill säga. Men undvik att upprepa samma sak flera gånger.

Om jag vill klaga på många saker, ska jag skriva en lång synpunkt eller flera korta?

Du väljer hur du vill skriva. För att få hjälp med ditt problem ska det inte spela någon roll om du skriver en lång eller flera korta synpunkter.

Men, många förvaltningar räknar antalet synpunkter varje år. Om du skickar flera synpunkter istället för en lång, kommer det att märkas mer i statistiken. Det kan göra att politikerna i Göteborgs Stad uppmärksammar klagomålen mer. Politikerna ser oftast bara antalet olika synpunkter, inte exakt vad de handlar om.

Vilka språk kan jag skriva på?

Du kan skriva din synpunkt på svenska, finska eller engelska. Om du tillhör någon av de nationella minoriteterna kan du också skriva din synpunkt på de nationella minoritetsspråken samiska, meänkieli, jiddish och romani. Men du kan inte förvänta dig att få svar på samma språk.

Om du skriver på finska ska du få svar på finska om du vill. Det är för att Göteborg är förvaltningsområde för minoritetsspråket finska.

Det är ingen rättighet att skriva och få svar på engelska. Men de flesta som jobbar i Göteborgs Stad kan engelska så i praktiken brukar det gå bra.

Tillbaka till guidens innehåll