Guide 2: Vad ska jag skriva?

Den här guiden hjälper dig att formulera ett skriftligt klagomål. Du får tips om vad du kan ta upp och i vilken ordning. Du kan också läsa svar på vanliga frågor om att skriva en synpunkt.

Kom ihåg att det är bättre att skriva något kort, än att inte skriva alls! Du behöver inte ta med allt som står i guiden i din synpunkt.

Skriv en synpunkt steg för steg

Den här guiden följer samma ordning som frågorna i Synpunktas formulär.

Börja med en inledning

Vilken verksamhet, service eller område gäller ditt klagomål?

Om du vet exakt vilken verksamhet, service eller område ditt klagomål gäller – skriv det. Om du är osäker på vad den verksamhet eller service du klagar på heter, försök beskriva den med andra ord.

Vem vill du ska läsa klagomålet?

Skriv vem du riktar ditt klagomål till. Är det till en viss chef eller hela förvaltningen? Om du vet namnet på personen, kan du skriva det. Om du är osäker på vem du vänder dig till, behöver du inte skriva något.

Skriv till exempel:
  • ”Jag vill klaga på simhallen i centrum. Jag vill att den som bestämmer över simhallen får mitt klagomål.”
  • ”Jag vill framföra ett klagomål till chefen för Sektor Äldreomsorg, gällande hemtjänsten på Storgatan 7.”
  • ”Det här är ett klagomål till den som är ansvarig för musikaktiviteterna för ungdomar på fritidsgården vid Västertorget.”

Presentera dig

Om du inte vill skriva ditt namn kan du berätta vilken roll du har. Hör du av dig som brukare, som närstående eller invånare?

Skriv till exempel:
  • ”Jag heter Klaga Synpunktsson och brukar besöka simhallen minst en gång i veckan.”
  • ”Jag är anhörig till en dam som får hjälp av hemtjänsten på Storgatan 7.”
  • ”Jag bor granne med fritidsgården vid Västertorget.”

Fortsätt med en beskrivning

Vad har hänt?

Berätta om den situation eller händelse som du vill klaga på. Tänk på att den som läser ditt klagomål kanske inte alls känner till vem du är, eller vet något om vad som har hänt.

Försök därför att beskriva situationen eller händelsen du klagar på så noga och så sakligt du kan. Då får den som läser din synpunkt en uppfattning om händelseförloppet.

Beskriv:

Vad är bakgrunden? Vad hände först, och vad hände sedan? Hur gick det till? Vem gjorde vad? Var?

När hände det?

Tala om när det hände. Då blir det lättare att avgöra vem som är ansvarig. Skriv gärna datum, om du kommer ihåg. Om du inte minns exakt, skriv ungefär.

Beskriv:

Om det du klagar på har hänt flera gånger, berätta om tidpunkten för varje händelse. Det ger en bild av omfattningen av ditt problem. Berätta om det pågår fortfarande.

Har du klagat på det här tidigare?

Berätta om du har klagat på samma sak tidigare. Kanske har du sagt till personalen, eller pratat med chefen. Skriv namnet på de personer du har pratat med om du minns.

Beskriv:

Vad hände när du klagade? Hur blev du bemött? Blev det någon förändring?

Din upplevelse och dina argument

Det är inte säkert att alla tolkar ett händelseförlopp på samma sätt. Det som du tycker är självklart fel och mycket allvarligt, kanske inte verkar vara ett så stort problem för den som läser din synpunkt.

Därför är det viktigt du beskriver din upplevelse av händelsen och konsekvenserna av det som har hänt. Det kan handla om problem som drabbar dig själv, eller problem som kan drabba någon annan.

Du kan också berätta varför du tycker att det som har hänt är fel eller dåligt. Det kan vara att det är orättvist, eller att det inte stämmer med vad du har blivit lovad.

Skriv till exempel:
  • ”Jag tycker att detta är dåligt, eftersom…”
  • ”På grund av den här situationen måste jag…”
  • ”Det som har hänt har gjort mig arg och ledsen, eftersom…”
  • ”Konsekvenserna av händelserna blir att…”

Avsluta med vad du vill ska hända nu

Förslag på lösning

Om du själv har ett förslag på hur ditt problem kan lösas, kan du beskriva det. Det kan göra det lättare för förvaltningen att hantera din synpunkt. Det är också ett sätt att visa att du vill bidra till lösningen.

Men kom ihåg, att det inte är ditt ansvar att hitta på en lösning. Det kan vara svårt för dig att avgöra vad som är möjligt att genomföra. Ditt klagomål och det problem du beskriver ska hanteras, även om förvaltningen tycker att just ditt förslag på lösning inte fungerar.

Tydliga frågor

Ibland när man beskriver en känsla eller en upplevelse, kan man använda retoriska frågor. Man kanske skriver ”Hur kan ni sova om nätterna?”. Då vill man egentligen inte veta exakt hur någon gör för att sova på natten, utan man vill visa att man tycker att någon har gjort fel och borde skämmas.

Skilj på retoriska frågor, och frågor som du verkligen vill ha svar på. Var så tydlig du kan med vilka frågor du vill ha svar på. Du kan till exempel skriva dem i en lista:

”Jag vill ha svar på följande frågor:

  • ….?
  • ….?
  • .…?”

Tala om vad du förväntar dig

Skriv rakt ut vad du förväntar dig att den som tar emot din synpunkt ska göra.

Ju tydligare du berättar vad du förväntar dig, desto lättare blir det för dig att avgöra om förvaltningen hanterar ditt klagomål på rätt sätt. Det blir också lättare för förvaltningen att ta ställning till din synpunkt.

Exempel:
  • Att du vill få en ursäkt
  • Att du vill få en förklaring
  • Att du vill få hjälp att lösa ditt problem
  • Att du vill ha svar på dina frågor
  • Att detta inte ska hända igen
  • Att du vill att förvaltningen ska känna till vad som har hänt

Skriv att du vill ha ett svar

Om du vill ha ett svar på din synpunkt av förvaltningen – skriv det. Skriv om du vill bli kontaktad via mejl eller via telefon.

Tänk på att om din mejladress innehåller ditt namn, eller om ditt telefonnummer går att hitta på internet, så är du inte anonym.

Om du inte vill ha ett svar behöver du inte lämna dina kontaktuppgifter.

Fler skrivtips

Skriv sakligt

Undvik att skälla ut verksamheten som du vill klaga på, även om du känner dig rasande. Du vinner i de flestas ögon på att skriva sakligt.

Att skriva sakligt betyder inte att du måste uttrycka dig mesigt, eller inte får säga vad du egentligen tycker. Det är okej att vara allvarlig och arg!

Men de personer som läser och tar hand om din synpunkt är kanske inte alls medvetna om de brister som du utsatts för. Det blir lättare för dem att ta till sig din synpunkt den är saklig och utan personangrepp.

Att skriva sakligt kan till exempel vara:

  • Att beskriva vad som har hänt i kronologisk ordning – alltså i tidsordning. ”Först hände det här, sedan hände det här.”
  • Att skilja på vad som har hänt, och på din upplevelse av det som har hänt.
  • Att hålla dig till ämnet. Fundera på vad som är viktigast att den som läser din synpunkt ska förstå eller ta till sig. Läs igenom din synpunkt innan du skickar den, och ta bort sådant som inte bidrar till läsarens förståelse.
  • Att förklara varför du tycker att något är fel.
  • Skriv inte hela ord i VERSALER, undvik svärord, många utropstecken och öknamn.

Få med detaljer – särskilt om du är anonym

Försök att beskriva detaljer i det som har hänt. Då är det lättare för den som ska hantera din synpunkt att förstå vad du menar. Istället för att skriva:

”Personalen sköter inte sitt jobb!” Så kan du försöka beskriva vad det är som personalen inte gör, men som du tycker att de borde göra för att sköta sitt jobb.

Det går bara att vara anonym när du skickar en synpunkt. Men om du inte lämnar några kontaktuppgifter, kan förvaltningen inte höra av sig till dig och fråga dig vad du menar. Så om du är anonym är det extra viktigt att du redan från början får med de viktigaste detaljerna.

Innan du skickar – läs igenom

Det är  bra att läsa igenom din synpunkt en gång innan du skickar den. När du läser synpunkten kan du låtsas att du är den personen som ska ta emot synpunkten.

Fundera på: 

  • Tror du att en utomstående person förstår vad du klagar på?
  • Är det något i din berättelse som fattas eller som kan förtydligas?
  • Har du fått med alla viktiga detaljer?

Ändra din synpunkt tills du känner dig nöjd. Men kom ihåg att den inte behöver vara perfekt. Det viktigaste är att du hör av dig!

Frågor och svar om att skriva en synpunkt

Måste jag stava rätt?

Nej, du behöver inte stava rätt. Det absolut viktigaste är att du hör av dig överhuvudtaget. Och så länge det går att förstå din text behöver inte allt vara rättstavat.

Spelar det någon roll om jag skriver långt eller kort?

Nej, det spelar ingen roll om du skriver långt eller kort – så länge den viktigaste informationen är med. Låt synpunkten bli så lång som det krävs för att du ska få fram vad du vill säga. Men undvik att upprepa samma sak flera gånger.

Om jag har varit med om många saker, ska jag skriva en lång synpunkt eller flera korta?

I många förvaltningar räknas antalet synpunkter varje år. Så om du skickar flera synpunkter istället för en lång, kommer det att märkas mer i statistiken.

Politikerna i Göteborgs Stad ser oftast bara antalet synpunkter som har kommit in och inte vad de handlar om. De kan reagera om det verkar komma många synpunkter inom ett särskilt område.

Men när det gäller att få hjälp med ditt problem, ska det inte spela någon roll om du skriver en lång eller flera korta synpunkter.

Vilka språk kan jag skriva på?

Du kan skriva din synpunkt på svenska, finska eller engelska. Om du tillhör någon av de nationella minoriteterna kan du också skriva din synpunkt på de nationella minoritetsspråken samiska, meänkieli, jiddish och romani. Men du kan inte förvänta dig att få svar på samma språk.

Om du skriver på finska ska du få svar på finska om du vill. Det är för att Göteborg är förvaltningsområde för minoritetsspråket finska.

Det är ingen rättighet att skriva och få svar på engelska. Men de flesta som jobbar i Göteborgs Stad kan engelska så i praktiken brukar det gå bra.