Guide 4: Håll koll på din synpunkt

Efter att du har skickat iväg din synpunkt, finns några saker du kan göra för att hålla koll på vad som händer.

Den här guiden har en checklista som du kan följa för att kunna ta reda på vad som händer med ditt klagomål.

Din synpunkt är skickad – vad händer nu?

Enligt Göteborgs stadsdelars rutiner ska synpunkter hanteras på ett särskilt sätt. Men i praktiken är det inte alltid som rutinerna följs. Därför är det bra om du själv håller ett extra öga på vad som händer i ditt ärende, så att din synpunkt verkligen hanteras på rätt sätt.

För att lära dig mer om hur synpunkter ska hanteras kan du läsa sidorna Vad kan jag förvänta mig? och Synpunkter ska registreras!

Håll koll med Synpunktas checklista

Checklistans första steg utgår från att din synpunkt har skickats till Göteborgs Stads kontaktcenter, antingen via Synpunktas formulär eller om du själv har mailat till goteborg@goteborg.se. Resten av checklistan gäller även om du har skickat din synpunkt direkt till den ansvariga förvaltningen.

Det finns sex olika steg som är bra att hålla koll på. Du behöver inte följa alla.

Steg 1. Har du fått en bekräftelse?

Om du har skrivit dina kontaktuppgifter och bett om att få ett svar via mejl, brukar Kontaktcenter skicka en bekräftelse på att synpunkten har tagits emot. Bekräftelsen brukar komma inom 24 timmar.

Om du inte får någon sådan bekräftelse: skicka ett mejl till goteborg@goteborg.se och fråga om din synpunkt har kommit fram.

Steg 2. Får du något svar?

Om du skrev dina kontaktuppgifter och bad om att få ett svar på din synpunkt, ska du få ett svar. Det är förvaltningen som ansvarar för det som din synpunkt handlar om som ska svara dig.

Enligt Göteborgs stadsdelars rutiner ska det dröja max fyra veckor innan du får ditt svar. Alla förvaltningar har inte rutiner som anger max svarstid.

Om du inte får något svar, kan du mejla till den ansvariga förvaltningens förvaltningsbrevlåda och fråga vad som har hänt med din synpunkt.

Om du inte vet vilken förvaltning som ansvarar för din synpunkt, kan du istället mejla Göteborgs Stads kontaktcenter goteborg@goteborg.se.

Du kan också skicka en ny synpunkt och klaga på att förvaltningen är för långsam med att svara på synpunkter.

Steg 3. Är du nöjd med svaret?

När du har fått ett svar, läs igenom din synpunkt och fundera på om svaret faktiskt hänger ihop med det du skrev i din synpunkt. Om du tydligt skrev vad du förväntat dig, blir det lättare att avgöra om du är nöjd med svaret.

Tänk på att förvaltningslagen säger att kontakten med dig ska vara smidig, och att du ska få den hjälp som ärendet kräver. Du ska också bli bemött på ett sakligt och korrekt sätt.

Om du inte är nöjd med svaret, är det första du kan göra att tala om det. Kontakta den som svarat dig, och förklara varför du inte är nöjd. Be om ett nytt svar.

Steg 4. Har ditt problem lösts?

Synpunkter kan handla om väldigt många saker. Ibland är det inte möjligt, eller ens tillåtet, för förvaltningen att tillgodose dina önskemål.

Men om ditt problem inte får någon lösning, är det i alla fall rimligt att du ska få en förklaring till varför. Och du får aldrig behandlas sämre för att du har klagat.

Om ditt problem inte löser sig, kan du prova andra sätt att göra din röst hörd. Läs om hur du kan göra i guiden Andra sätt att klaga.

Steg 5. Ta del av hur ditt ärende har hanterats

När du skickar en skriftlig synpunkt till förvaltningen, blir den en allmän handling. Det betyder att vem som helst kan be att få läsa den.

Det gör det möjligt för dig själv och för andra att ta del av dokumentationen av hur ditt ärende har hanterats.

Utöver det svar du förhoppningsvis har fått från förvaltningen, kan det finnas annan dokumentation som hör till ditt ärende.

Det lättaste sättet för att få reda på hur ditt ärende har hanterats är att höra av dig till registratorn på den förvaltning som ansvarar för din synpunkt. Tala om att du vill ta del av de allmänna handlingar som hör till ditt synpunktsärende. För att komma i kontakt med registratorn mejlar du till förvaltningsbrevlådan.

Om du inte vet vilken förvaltning din synpunkt hör till kan du mejla till goteborg@goteborg.se och fråga.

Du kan skriva så här:

”Hej,

Jag vill ta del av de allmänna handlingar som hör till en synpunkt inskickad till XXX den XX-XX-XX. Synpunkten  handlar om XXXXX.

Jag vill ta del av själva synpunkten, förvaltningens svar samt handlingar såsom mailkonversationer, beslut och planerade åtgärder som visar hur förvaltningen har hanterat synpunkten.

Vänliga hälsningar,”

Steg 6. Undersök om ditt klagomål används för att förbättra kvaliteten

Klagomål ska analyseras för att förbättra de kommunala verksamheternas kvalitet. Därför görs årliga sammanställningar över alla synpunkter och klagomål som har kommit in till Göteborgs Stads förvaltningar.

Om du är intresserad av din synpunkt i ett större sammanhang, kan du följa upp hur din synpunkt har använts i förvaltningarnas kvalitetsarbete. Du kan läsa de årliga sammanställningarna.

Sammanställningarna går att hitta på Göteborgs Stads sida för nämndhandlingar. Det kan vara svårt att leta bland alla dokument på sidan. Här är en guide:

Sammanställningarna av synpunkter finns oftast med i de handlingar som heter ”Årsrapport” och ”Uppföljningsrapport 3 (Kvalitetsrapport)”.

I stadsdelarna brukar årsrapporten behandlas på årets första eller andra nämndsammanträde. Uppföljningsrapport 3 brukar behandlas på nämndsammanträdet i november.

Gå till Göteborgs Stads sida för nämndhandlingar. Välj stadsdel, och välj sedan datum för sammanträde. Leta bland handlingarna efter ”Årsrapport” och ”Uppföljningsrapport 3”. När du har hittat rätt dokument, kan du söka i dokumenten efter orden ”synpunkt” och ”klagomål”, så kommer du till rätt sida.

Du kan också kontakta förvaltningens registrator och be om att få sammanställningarna skickade till dig. Det är gratis att få dem skickade på mail. Om du inte vet vart du ska vända dig, kan du maila goteborg@goteborg.se.